I Arkivet dokumenterar vi marknadsföringsmaterial som redan är publicerat eller tryckt. Det kan vara annonser, filmer, mässmaterial, Powerpoint-presentationer, broschyrer och säljblad. Här får vi en historik och överblick över var vi syns och i vilken omfattning. Arkivet gör det också lättare att utläsa genomförda aktiviteter och planera inför nästa års marknadsföring.

Utskrifts-pdf

De pdf-filer som kan laddas ner är så kallade utskrifts-pdf:er, det vill säga anpassad för skärmvisning och utskrift på kontorsskrivare, inte för tryck på tryckerier. Trycksaker och annonser som ska tryckas och skickas till ett tryckeri eller en tidning finns under xxxx.

Fakta om objektet

Varje objekt (annons, broschyr, film etc) i Arkivet är kompletterat med fakta. Det kan till exempel vara publiceringsdatum eller hur många exemplar en broschyr trycktes i. Här står också vem av våra medarbetare som är ansvarig för beställning och framtagning av objektet. Vill du veta mer om objektet, dess innehåll och syfte, kontakta den person som står som beställare. Skulle uppgifter saknas under ”Beställd av” så titta efter vem som står som producent.

Rutiner för nya objekt och fakta

Arkivet fylls löpande på med nya objekt. Det är vår DMS^®-administratör som hanterar utläggningen av filer 
och fakta i Arkivet.

Annonser och trycksaker skapade i vårt mallverktyg

Utläggning av dokument vi tar fram med hjälp av mallverktyget görs av administratören och ingår som en del i arbetsflödet. Notera att alla typer av dokument vi kan ta fram i mallverktyget inte görs synliga för alla.
Vissa dokument görs enbart synliga för den som skapat det.

Material framtaget på annat sätt

Även annat viktigt profilerings- och kommunikationsmaterial som inte är framtaget i vårt mallverktyg skall läggas ut i vårt Arkiv. Det kan vara allt från trycksaker och kampanjfilmer till mässmaterial och sponsringsskyltar. Materialet ska vara professionellt producerat och följa våra grafiska riktlinjer.

Uppladdning av fil och objektsfakta

I de fall du varit ansvarig för produktion och beställning av material som producerats utanför DMS^®-systemet 
(ex av en leverantör), ansvarar du även för att materialet kommer vår DMS^®-administratör tillhanda. Ladda upp filen och objektsfakta till vår DMS^®-administratör via Supportsidan. (Titta på ett befintligt objekt för att se vilka uppgifter du bör samla in och skicka med.)





Filformat
Vilket filformat du ska skicka till vår DMS^®-administratör beror på ursprungsmaterialet. All typ av material som ska kunna skrivas ut eller tryckas, som annonser, blad och broschyrer, ska vara lågupplösta pdf-filer utan skärmarkeringar. Reklamfilmer och bildspel kan exempelvis vara wmv-filer medan banners för webbsidor bör vara gif-filer. Är du osäker på vilket filformat du ska ladda upp, ta kontakt med vår DMS^®-administratör via Supportsidan.